Căn cứ pháp lý

Theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy các hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng. Việc tiêu hủy này nhằm đảm bảo rằng các hóa đơn giấy không còn giá trị sử dụng và tránh việc sử dụng song song hai loại hóa đơn, gây khó khăn trong công tác quản lý và kiểm tra của cơ quan thuế.

Quy trình hủy hóa đơn giấy còn tồn

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê toàn bộ số hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng, lập bảng thống kê chi tiết bao gồm: Tên loại hóa đơn, Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số lượng hóa đơn cần hủy (từ số… đến số…).

Bước 2: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn

Doanh nghiệp (trừ hộ, cá nhân kinh doanh) phải ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, bao gồm: Đại diện lãnh đạo doanh nghiệp, Đại diện bộ phận kế toán, Đại diện bộ phận liên quan khác (nếu cần).

Bước 3: Lập biên bản tiêu hủy hóa đơn

Sau khi thực hiện tiêu hủy hóa đơn, doanh nghiệp lập biên bản tiêu hủy, ghi rõ: Thời gian, địa điểm tiêu hủy, Thành phần tham gia tiêu hủy, Phương pháp tiêu hủy, Loại, số lượng hóa đơn đã tiêu hủy, Cam kết của Hội đồng.

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế

Doanh nghiệp gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu số 02/HUY-HĐG ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế trong 5 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy.

Lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ liên quan đến việc tiêu hủy hóa đơn trong thời hạn tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra của cơ quan thuế.
Việc tiêu hủy hóa đơn phải đảm bảo không để lộ thông tin và không bị lợi dụng. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc hủy hóa đơn giấy còn tồn là yêu cầu bắt buộc khi chuyển sang hóa đơn điện tử để đảm bảo hợp pháp, minh bạch. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng các bước trên để tránh rủi ro pháp lý. Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.